Möchten Sie die Grundlagen von Google Docs erlernen? Mit diesem Einsteigerhandbuch können Sie im Handumdrehen alles erledigen, vom Hinzufügen eines Inhaltsverzeichnisses bis zum Online-Teilen von Dokumenten.
Wenn Sie gerade erst mit Google Docs beginnen, können die umfangreichen Funktionen und Add-Ons etwas überwältigend sein. Hier sind einige Tipps, die Ihnen den Einstieg in diese leistungsstarke Alternative zu Microsoft Word erleichtern.
Was ist Google Docs?
Wenn Sie schon einmal von Google Docs gehört haben, können Sie diesen Artikel gerne überspringen. Wenn Sie noch nie davon gehört haben, finden Sie hier einen Crashkurs mit allem, was Sie wissen müssen. Wir gehen die Grundlagen durch und geben Ihnen einen frischen Überblick darüber, was Google Docs ist und wie Sie sofort loslegen können.
Google Docs ist ein kostenloses, webbasiertes Textverarbeitungsprogramm, das Google als Teil seiner kompletten Office-Suite – Google Drive – anbietet, um mit Microsoft Office zu konkurrieren. Die anderen Hauptdienste der Cloud-basierten Suite sind Sheets (Excel) und Slides (Powerpoint).
Google Docs ist auf allen Geräten und Plattformen verfügbar. Sie benötigen lediglich eine Internetverbindung und einen Webbrowser (oder im mobilen Fall die entsprechenden Apps). Google erledigt den Rest und übernimmt die Hauptarbeit, während es die Software in der Cloud ausführt.
Docs unterstützt verschiedene Dateitypen, darunter .doc, .docx , .txt, .rtf und .odt, sodass sich Microsoft Office-Dateien problemlos direkt von Google Drive aus anzeigen und konvertieren lassen.
Und da Docs ein Online-Textverarbeitungsprogramm ist, können Sie dasselbe Dokument mit mehreren Personen gemeinsam bearbeiten und dabei Revisionen, Änderungen und Vorschläge in Echtzeit verfolgen.
Haben Sie genug gehört? Dann fangen wir an.
So registrieren Sie sich für ein Konto
Bevor Sie Google Docs verwenden können, müssen Sie sich zunächst für ein Google-Konto (ein @gmail-Konto) anmelden. Wenn Sie bereits ein Konto haben, können Sie mit dem nächsten Abschnitt fortfahren. Wenn nicht, zeigen wir Ihnen, wie Sie ganz einfach ein Google-Konto erstellen und Docs einrichten.
Gehen Sie zu accounts.google.com , klicken Sie auf „Konto erstellen“ und dann auf „Für mich selbst“.
Auf der nächsten Seite müssen Sie zum Erstellen eines Kontos einige Informationen angeben, etwa Vor- und Nachnamen, Benutzernamen und Passwort.
Außerdem müssen Sie Ihre Telefonnummer bestätigen, um sicherzustellen, dass Sie ein echter Mensch und kein Bot sind.
Nachdem Sie Ihre Telefonnummer bestätigt haben, müssen Sie auf den folgenden Seiten eine Wiederherstellungs-E-Mail-Adresse, Ihr Geburtsdatum und Ihr Geschlecht angeben sowie der Datenschutzrichtlinie und den Nutzungsbedingungen zustimmen. Wenn Sie dies abschließen, sind Sie der stolze neue Besitzer eines Google-Kontos.
So erstellen Sie ein leeres Dokument
Jetzt, da Sie ein Google-Konto haben, ist es an der Zeit, Ihr erstes Dokument zu erstellen. Gehen Sie zu Google Docs und platzieren Sie den Cursor auf dem mehrfarbigen „+“-Symbol in der unteren rechten Ecke.
Das + verwandelt sich in ein blaues Bleistiftsymbol; klicken Sie darauf.
Chrome Pro Tipp: Wenn Sie Google Chrome verwenden, können Sie eingeben
in die Omnibox und drücken Sie die Eingabetaste, um automatisch ein neues, leeres Dokument zu erstellen und zu öffnen.
So importieren Sie ein Microsoft Word-Dokument
Auch wenn Sie neu bei Google Docs sind, verfügen Sie möglicherweise bereits über eine Sammlung von Microsoft Word-Dateien, die Sie verwenden möchten. In diesem Fall müssen Sie alle Ihre Word-Dokumente hochladen, bevor Sie sie anzeigen können. Obwohl einige der erweiterten Funktionen und Formatierungen einiger Word-Dokumente möglicherweise nicht unterstützt werden, funktioniert es ziemlich gut.
Wenn Sie ein Word-Dokument importieren, können Sie Ihre Dateien entweder über Google Docs oder Drive hochladen. Mit beiden Methoden können Sie eine Datei per Drag & Drop von Ihrem Computer direkt in den Webbrowser ziehen, um sie ganz einfach hochzuladen. Ihr Drive enthält alle Ihre hochgeladenen Dateien, aber der Einfachheit halber werden Ihnen auf der Docs-Startseite nur Dateien vom Typ „Dokument“ angezeigt.
Klicken Sie auf der Google Docs-Startseite oben rechts auf das Ordnersymbol und dann auf die Registerkarte „Hochladen“.
Sobald die Word-Datei hochgeladen ist, wird sie von Docs automatisch geöffnet, sodass Sie mit der Bearbeitung, Freigabe und Zusammenarbeit beginnen können.
Um ein Word-Dokument zu öffnen, das Sie bearbeiten möchten, klicken Sie auf Ihrer Google Docs-Startseite auf die Datei mit dem blauen „W“ neben dem Dateinamen.
Klicken Sie entweder auf „Word-Datei anzeigen“ oder „In Docs bearbeiten“.
Wenn Sie mit dem Dokument fertig sind, können Sie es wieder im DOCX-, PDF-, ODT-, TXT-, HTML- oder EPUB-Format herunterladen. Klicken Sie auf Datei > Herunterladen als und dann auf das gewünschte Format. Der Download erfolgt direkt in den Speicherort Ihres Browsers.
So überprüfen Sie Ihre Rechtschreibung in Google Docs
Jetzt, da Sie ein paar Dokumente haben, ist es an der Zeit, sicherzustellen, dass Ihre Rechtschreibung und Grammatik korrekt sind . Docs ist mit einer Rechtschreibprüfung ausgestattet, die Ihnen jederzeit zur Verfügung steht. Wenn Sie einen Rechtschreibfehler haben, wird der Fehler mit einer Schnörkellinie hervorgehoben und Sie werden aufgefordert, ihn zu korrigieren.
Dies sollte standardmäßig aktiviert sein, Sie können dies jedoch unter Extras > Rechtschreibung > Fehler unterstreichen überprüfen.
Um Rechtschreibkorrekturen und Vorschläge anzuzeigen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Wort mit der Linie darunter. Alternativ können Sie Strg+Alt+X (Windows) bzw. Befehl+Alt+X (Mac) drücken, um das Tool „Rechtschreibprüfung und Grammatik“ zu öffnen.
Eine weitere Möglichkeit, auf die Rechtschreibprüfung zuzugreifen, besteht darin, auf das Symbol mit einem A und einem Häkchen zu klicken. Dadurch wird das Tool aktiviert und Ihr Dokument auf Rechtschreibung und Grammatik geprüft.
Neben einer Rechtschreibprüfung verfügt Google Docs auch über ein integriertes Wörterbuch und einen Thesaurus. Sie müssen lediglich ein Wort markieren, mit der rechten Maustaste darauf klicken und dann auf „[Wort] definieren“ klicken.
Dies sollte Ihnen den Einstieg erleichtern. Wenn Sie weitere Informationen wünschen, gehen wir ausführlicher auf die Rechtschreib- und Grammatikprüfung von Docs ein .
So arbeiten Sie gemeinsam mit anderen an Dokumenten
Eine der besten Funktionen von Google Docs ist die Möglichkeit, einen gemeinsam nutzbaren Link zu erstellen , über den jeder Ihr Dokument anzeigen, Änderungen vorschlagen oder bearbeiten kann. Anstatt eine Datei zwischen Mitarbeitern hin und her zu schicken, können Sie alle Änderungen und Vorschläge auf einmal vornehmen, als säßen Sie alle in Echtzeit am selben Computer. Der einzige Unterschied besteht darin, dass jeder Benutzer seinen eigenen Texteingabecursor auf seinem PC hat.
Klicken Sie in dem Dokument, das Sie freigeben möchten, auf die blaue Schaltfläche „Freigeben“, um auszuwählen, wie und mit wem Sie einen Link zu Ihrer Datei senden möchten. Sie können E-Mail-Adressen manuell eingeben oder oben auf „Freigabelink abrufen“ klicken, um die Einladung selbst zu verteilen.
Im Dropdown-Menü können Sie bearbeiten, wie viel Zugriffsrecht die freigegebenen Benutzer auf die Datei haben, wenn Sie eine dieser Optionen auswählen:
- Aus: Die Freigabe ist deaktiviert. Wenn Sie zuvor einen Link mit anderen geteilt haben, funktioniert dieser nicht mehr und alle Berechtigungen, die diese Personen einmal hatten, werden aufgehoben.
- Jeder mit dem Link kann bearbeiten: Gibt den freigegebenen Benutzern vollen Lese-/Schreibzugriff. Sie können die Datei jedoch trotzdem nicht aus Ihrem Laufwerk löschen – dies gilt nur für den Inhalt der Datei.
- Jeder mit dem Link kann kommentieren: Ermöglicht freigegebenen Benutzern, bei Bedarf Kommentare zu hinterlassen – das ist ideal für Teamprojekte.
- Jeder mit dem Link kann die Datei anzeigen : Freigegebene Benutzer können die Datei anzeigen, aber nicht bearbeiten. Dies ist die Standardaktion, wenn Sie eine Datei freigeben, und die beste Option, wenn Sie versuchen, eine Datei zum Download freizugeben.
Mit diesen teilbaren Links, die auch mit anderen Drive-Dateien und auf Mobilgeräten funktionieren, können Sie noch viel mehr machen. Weitere Informationen zur Funktionsweise dieser Links und ihrer Generierung finden Sie in unserem Beitrag .
So sehen Sie alle aktuellen Änderungen an einem Dokument
Wenn Sie Dokumente mit anderen teilen, ist es schwierig, alle kleinen Änderungen im Auge zu behalten, wenn Sie nicht anwesend sind. Dafür gibt es den Revisionsverlauf . Google Docs verfolgt alle Änderungen, die in einem Dokument vorgenommen werden, und gruppiert sie in Punkte, um die Übersichtlichkeit zu wahren. Sie können eine Datei sogar mit einem Mausklick auf eine der im Verlauf aufgeführten vorherigen Versionen zurücksetzen.
Sie können eine Liste aller letzten Änderungen anzeigen, indem Sie auf Datei > Versionsverlauf > Versionsverlauf anzeigen klicken.
So schlagen Sie eine Änderung an einem Dokument vor
Wenn Sie der Eigentümer eines Dokuments sind und möchten, dass Mitarbeiter Änderungen an Ihrer Datei vorschlagen (anstatt sie direkt zu bearbeiten), können Sie die Zugriffsberechtigung auf „Vorschläge“ setzen. So können andere Änderungen an einem Dokument vornehmen, ohne befürchten zu müssen, dass andere in Ihrer Datei herumspielen. Wenn ein Mitarbeiter eine Änderung vornimmt, erhält der Eigentümer eine E-Mail-Benachrichtigung über die vorgeschlagene Änderung und kann entscheiden, ob die Änderung beibehalten oder verworfen werden soll.
Wenn Sie oben rechts im Dokumentfenster nach oben schauen, sehen Sie Ihren aktuellen Status. Wenn „Vorschlag“ angezeigt wird, können Sie loslegen. Wenn „Bearbeiten“ oder „Anzeigen“ angezeigt wird, klicken Sie auf diese Schaltfläche und dann auf die Option „Vorschlag“.
So ermitteln Sie die Wort- und Seitenanzahl
Standardmäßig zeigt Google Docs weder die Wort- noch die Seitenzahl an, aber Sie können diese ganz einfach überprüfen, ohne sie manuell zu zählen . Wenn Sie also eine strikte Wortbegrenzung für eine Aufgabe haben oder die Menge, die Sie schreiben, im Auge behalten möchten, können Sie die Details Ihrer Arbeit anhand der Wortanzahl sehen. Sie können sogar Text aus jedem beliebigen Absatz markieren, um zu überprüfen, wie viele Wörter die Auswahl enthält.
Um die Wort-/Seitenanzahl Ihres Dokuments anzuzeigen, klicken Sie auf „Extras“ > „Wörter zählen“ oder drücken Sie Strg+Umschalt+C unter Windows bzw. Befehl+Umschalt+C auf dem Mac.
Sie können die Wortanzahl auch für eine bestimmte Textzeichenfolge ermitteln, indem Sie diese markieren und zurück zu „Extras“ > „Wörter zählen“ springen (oder die Tastenkombination verwenden).
So verwenden Sie Google Docs offline
Was passiert, wenn Sie auf Google Docs zugreifen müssen, aber keine Internetverbindung haben? Obwohl Google Docs ein webbasiertes Produkt ist, bedeutet das nicht, dass Sie es nicht offline verwenden können . Sie müssen eine Erweiterung für Chrome herunterladen und sicherstellen, dass Sie die Datei vorher für die Offline-Verwendung aktivieren. Alle Änderungen, die Sie an der Datei vornehmen, werden aktualisiert, wenn Sie das nächste Mal eine Verbindung zum Internet herstellen.
Nachdem Sie die offizielle Erweiterung für Chrome heruntergeladen haben , gehen Sie zur Startseite von Google Docs und klicken Sie oben links auf das Hamburger-Menü > Einstellungen. Schalten Sie dort „Offline“ auf die Position „Ein“ und klicken Sie dann auf „OK“.
Um Speicherplatz auf Ihrem lokalen Computer zu sparen, lädt Google nur die zuletzt aufgerufenen Dateien herunter und stellt sie offline zur Verfügung. Um eine Datei manuell zu aktivieren, klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten und schalten Sie dann „Offline verfügbar“ auf „Ein“.
So fügen Sie einem Dokument Seitenzahlen hinzu
Seitenzahlen sind ein visuelles Hilfsmittel, das dem Leser zeigt, auf welcher Seite er sich gerade befindet. Sie helfen Ihnen auch dabei, physische Blätter zu ordnen und in die richtige Reihenfolge zu bringen (Sie wissen schon – wenn Sie sie ausdrucken). Google Docs generiert Seitenzahlen in Dateien nicht automatisch, Sie müssen sie manuell hinzufügen , aber es ist ganz einfach, sie in die Kopf- oder Fußzeile Ihres Dokuments einzufügen.
Um allen Seiten eine Seitenzahl hinzuzufügen, klicken Sie auf Einfügen > Kopfzeile und Seitenzahl > Seitenzahl. Es wird ein Popup-Fenster angezeigt, in dem Sie einen Seitenzahlstil auswählen können.
So steuern Sie Ränder in Google Docs
Ränder sind der weiße Raum, der Ihr Dokument auf allen Seiten begrenzt. Da Ränder eine unsichtbare Grenze bilden, vergrößern Sie den nutzbaren Platz auf der Seite, wenn Sie die Randgröße verringern. Wenn Sie den Platz an den Rändern aller Seiten einer Datei ändern müssen, müssen Sie die Ränder mit dem Lineal an der Seite und am oberen Rand des Dokuments verwalten .
Wenn Sie die Ränder lieber manuell eingeben möchten, klicken Sie auf „Datei“ > „Seite einrichten“, geben Sie die Menge an Leerraum ein, die auf jeder Seite angezeigt werden soll, und klicken Sie dann auf „OK“.
So fügen Sie einem Dokument ein Textfeld hinzu
Das Hinzufügen von Textfeldern zu Google Docs ist eine großartige Möglichkeit, relevante Informationen hervorzuheben und die Aufmerksamkeit auf bestimmte Elemente eines Dokuments zu lenken. Das Erstellen eines solchen Felds ist jedoch kein einfacher Vorgang und an einem unwahrscheinlichen Ort versteckt: in der Zeichenfunktion.
Um auf das Menü „Zeichnung“ zuzugreifen, gehen Sie zu „Einfügen“ > „Zeichnung“ und klicken Sie in der Menüleiste auf das Textfeldsymbol.
Klicken und ziehen Sie nun mit der Maus, um im bereitgestellten Bereich ein Textfeld zu erstellen, und fügen Sie dann den gewünschten Text hinzu.
Klicken Sie auf „Speichern und schließen“, um das Textfeld nach Abschluss in Ihr Dokument einzufügen.
So fügen Sie ein Inhaltsverzeichnis hinzu
Ein Inhaltsverzeichnis ist eine Möglichkeit, den Lesern jedes im Dokument aufgeführte Thema/Kapitel anzuzeigen . Diese Funktion generiert automatisch ein Inhaltsverzeichnis und verwendet Links, die beim Anklicken zu den einzelnen Abschnitten springen. Wenn Sie also ein großes Dokument haben, kann jeder schnell auf bestimmte Teile zugreifen, ohne das gesamte Dokument durchblättern zu müssen.
Klicken Sie auf Einfügen > Inhaltsverzeichnis und dann auf eine der beiden angebotenen Optionen. Die erste Option ist ein reines Textinhaltsverzeichnis mit Nummern auf der rechten Seite, das für gedruckte Dokumente gedacht ist. Die zweite Option verwendet keine Seitenzahlen, sondern fügt stattdessen Hyperlinks ein, die zum markierten Abschnitt springen, damit Dokumente online angezeigt werden können protondb.
Beachten Sie, dass Sie zum Erstellen eines automatisch generierten Inhaltsverzeichnisses, das auf bestimmte Abschnitte Ihres Dokuments verweist, jedes Kapitel bzw. jeden Titel mit den integrierten Kopfzeilenstilen von Google Docs formatieren müssen. Dadurch weiß Docs, wie die Tabelle gefüllt und anklickbare Links hinzugefügt werden sollen.
Die besten Google Docs-Add-ons
Nachdem Sie nun alle Grundlagen von Google Docs kennen, können Sie mithilfe von Add-ons zu einem echten Power-User werden. Add-ons ähneln stark Erweiterungen für Webbrowser, sind jedoch speziell für Google Docs gedacht und ermöglichen Ihnen den Zugriff auf zusätzliche Funktionen von Drittanbietern. Sie können Tools installieren, um die Produktivität mit zusätzlichen Korrekturlesern, Apps zum Signieren von Dokumenten, einem In-Document-Übersetzer und sogar einem Rubriken-Generator für Lehrer zu steigern.