Eine gut organisierte Aufgabenliste hilft Ihnen dabei, Ordnung in Ihre Arbeits- und Privataufgaben zu bringen und kann den Stress reduzieren, der entsteht, wenn Sie viele Aufgaben zu erledigen haben. Wenn Sie nach einer kostenlosen, benutzerfreundlichen Aufgabenlisten-App suchen, die Sie auf mehreren Geräten verwenden können, ist Microsoft To Do möglicherweise die richtige App für Sie.
Wir zeigen Ihnen die Vorteile der Microsoft 365 To Do-App in unseren Beispielen unten, aber auf dieselben Funktionen können Sie über die App auf Ihrem Telefon, Tablet oder die Webversion des Programms zugreifen.
To Do ist für Inhaber eines Microsoft-Kontos kostenlos
Viele To-Do-Listen-Apps auf dem Markt verlangen für ihre besten Funktionen eine Abonnementgebühr. Einer der größten Vorteile von To Do ist jedoch, dass es kostenlos ist und Sie wahrscheinlich kein weiteres Konto erstellen müssen, um den Überblick zu behalten.
Um auf die App unter Windows, Mac, iOS oder Android zuzugreifen, benötigen Sie lediglich ein Microsoft-Konto. Wenn Sie eine Outlook.com-, Hotmail.com-, Live.com-, MSN.com- oder eine andere von Microsoft verwaltete E-Mail-Adresse haben, besitzen Sie bereits ein Microsoft-Konto. Wenn Ihre Schule oder Ihr Unternehmen seine Systeme mit Microsoft betreibt, können Sie die E-Mail-Adresse verwenden, die Sie bei Ihrer ersten Anmeldung erhalten haben. Schließlich können Sie sich auch mit einem Gmail-Konto anmelden.
Microsoft To Do ist einfach zu navigieren
Sie möchten, dass das Erstellen einer Aufgabenliste schnell und einfach geht – das Erstellen der Liste sollte nicht mehr Zeit in Anspruch nehmen als das eigentliche Erledigen der Aufgaben auf der Liste. Und genau das bietet Microsoft To Do dank seiner benutzerfreundlichen Oberfläche.
Wenn Sie die App öffnen und sich mit Ihrem Microsoft-Konto anmelden, werden Sie von einer einfachen Seitenleiste links neben dem Hauptfenster begrüßt.
In der Seitenleiste finden Sie:
- Mein Tag – hier werden Ihnen die Aufgaben angezeigt, die Sie sich für heute vorgenommen haben.
- Wichtig : Sie können bestimmte Aufgaben mit höherer Priorität so festlegen, dass sie in dieser Liste angezeigt werden.
- Geplant – alle Aufgaben mit einem Fälligkeitsdatum oder einer Erinnerung werden in diesem Abschnitt angezeigt.
- Mir zugewiesen – mit den Zusammenarbeitstools von To Do kann jemand in Ihrer Organisation eine Aufgabe an Sie delegieren.
- Markierte E-Mail – Wenn Sie eine E-Mail in Outlook markieren (vorausgesetzt, Sie haben sich beim gleichen Konto angemeldet), wird sie in dieser Liste als Aufgabe angezeigt.
- Aufgaben : Hier werden Ihre Aufgaben gespeichert, wenn Sie sie keiner Liste zuordnen.
Sie können auch praktischerweise im Suchfeld oben in der Seitenleiste nach Schlüsselwörtern suchen.
Mit der Option „Neue Liste“ können Sie einen Projektordner erstellen, um einige Ihrer größeren Aufgaben aufzuschlüsseln. Klicken Sie dazu auf „Neue Liste“ und benennen Sie Ihre Liste um, indem Sie auf die Überschrift „Unbenannte Liste“ klicken, die im Hauptfenster angezeigt wird. Diese Liste wird in der Seitenleiste angezeigt, damit Sie leicht darauf zugreifen können.
Um dieser Liste eine Aufgabe hinzuzufügen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Aufgabe, bewegen Sie den Mauszeiger über „Aufgabe verschieben nach“ und wählen Sie die entsprechende Liste aus.
Sie können auch auf das Symbol neben „Neue Liste“ klicken, um Ihre Listen zu gruppieren.
Wenn Sie eine der oben genannten Seitenleistenoptionen auswählen, wird Ihnen im Hauptfenster rechts alles in diesem Abschnitt angezeigt. Außerdem sehen Sie unten in den Abschnitten „Mein Tag“, „Wichtig“, „Geplant“ und „Aufgaben“ eine weiße Leiste, in die Sie eine Aufgabe eingeben können, die diesem Abschnitt hinzugefügt werden soll.
Wenn Sie eine Aufgabe auswählen, wird auf der rechten Seite Ihres Bildschirms eine weitere Seitenleiste geöffnet.
- Klicken Sie auf den Stern, um diese Aufgabe zu Ihrem Ordner „Wichtig“ hinzuzufügen. Sie bleibt dort, bis Sie die Aufgabe abschließen oder aus dieser Liste entfernen. Diese Aufgaben bleiben auch oben in Ihrer Aufgabenliste.
- Sie können einer übergreifenden Aufgabe Unteraufgaben hinzufügen (und anschließend abhaken), indem Sie auf „Schritt hinzufügen“ klicken.
- Klicken Sie auf „Zu meinem Tag hinzufügen“, um sich daran zu erinnern, diese Aufgabe heute zu erledigen (weitere Informationen hierzu finden Sie weiter unten).
- Klicken Sie auf „Erinnere mich“, um der Aufgabe eine Erinnerung hinzuzufügen.
- Wählen Sie die Option „Fälligkeitsdatum hinzufügen“, um eine Frist für diese Aufgabe festzulegen. Diese wird am Fälligkeitstag auch in „Mein Tag“ angezeigt.
- Klicken Sie auf „Wiederholen“, um diese Aufgabe in entsprechenden Abständen zu wiederholen.
- Sie können der Aufgabe auch eine Datei anhängen oder eine Notiz hinzufügen.
Die KI von Microsoft To Do spart Ihnen Klicks
Eines der ersten Dinge, die ich zu schätzen wusste, als ich anfing, Microsoft To Do unter Windows 11 zu verwenden, war, dass die KI beim Festlegen einer Aufgabe einen Großteil der Arbeit für Sie übernimmt. Schließlich sollte das Hinzufügen zu Ihrer To-Do-Liste keine eigenständige Aufgabe sein! Gehen Sie in der Seitenleiste zum Abschnitt „Geplant“ und klicken Sie unten im Fenster auf das Feld „Aufgabe hinzufügen“. Geben Sie neben dem Aufgabennamen auch das Fälligkeitsdatum ein.
Sie werden sehen, dass Ihr Datum und Ihre Uhrzeit automatisch unterstrichen sind. Das bedeutet, dass die KI von To Do dies als geplantes Ereignis erkennt. Wenn Sie die Eingabetaste drücken, wird diese Aufgabe Ihrem Abschnitt „Geplante Aufgaben“ hinzugefügt, wobei ein Alarm für die von Ihnen angegebene Uhrzeit und das angegebene Datum eingestellt wird. So einfach ist das wirklich. Und wenn Sie „Heute“ eingeben, wird die Aufgabe außerdem Ihrer Liste „Mein Tag“ hinzugefügt.
Verwalten Sie Ihren Tag mit Microsoft To Do
Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie haben 100 Aufgaben auf Ihrer To-Do-Liste und sind überfordert. Stattdessen möchten Sie die Tagesordnung für heute übersichtlicher gestalten und eine Liste erstellen, die nicht so entmutigend aussieht. Die Funktion „Mein Tag“ von Microsoft To Do bietet genau das.
Zusätzlich zum Hinzufügen von Aufgaben zur Liste „Mein Tag“ mit der zuvor beschriebenen Methode können Sie diesem Abschnitt auch manuell Aufgaben hinzufügen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Aufgabe, die Sie heute erledigen möchten, und klicken Sie auf „Zu meinem Tag hinzufügen“.
Am Ende des Tages wird diese Liste von allen Aufgaben gelöscht – ob erledigt oder nicht –, sodass Sie am nächsten Morgen neu beginnen können. Auch wenn die Aufgaben aus „Mein Tag“ verschwinden, bleiben sie dort, wo Sie sie ursprünglich abgelegt haben, wenn sie noch nicht erledigt sind.
Verwenden Sie To Do auf Ihrem Computer oder Mobilgerät
Es ist großartig, Microsoft To Do unterwegs nutzen zu können. Neben der vollständigen Integration in Ihre PC-Programme besteht das Schöne an To Do darin, dass Sie von Ihren Mobilgeräten aus nahtlos darauf zugreifen können, unabhängig davon, in welchem Netzwerk Sie sich befinden.
Microsoft To Do und Microsoft Outlook
Die Outlook-Ausgabe vom Januar 2024 von Microsoft unterstützt eine nahtlose und praktische Integration mit Microsoft To Do, sodass Sie nicht mehr mühsam zwischen den beiden Microsoft-Programmen hin- und herspringen müssen. Klicken Sie in Outlook einfach auf das To-Do-Symbol, um eine vereinfachte Version Ihrer vorhandenen Listen zu starten und Aufgaben hinzuzufügen.
Wenn Sie nicht glauben, dass es noch einfacher geht, klicken Sie auf eine E-Mail aus Ihrem Posteingang oder einem anderen Ordner, ziehen Sie sie in die Seitenleiste Ihrer Aufgabenliste und legen Sie sie dort ab. Wenn Sie sie als Aufgabe zu Ihrer Aufgabenliste hinzufügen, enthält das Element auch einen Link zurück zur ursprünglichen E-Mail, damit Sie bei Bedarf darauf zugreifen können.
Sie können eine E-Mail auch in Outlook markieren. Diese wird dann im Abschnitt „Markierte E-Mails“ von To Do zusammen mit einer Benachrichtigungsnummer auf dem Symbol in Ihrer Taskleiste angezeigt. So verpassen Sie diese wichtige Nachricht nicht, unabhängig davon, welche App Sie gerade verwenden.
Microsoft To Do auf Tablets und Mobilgeräten
Sobald Sie mit der Desktop-App vertraut sind, ist der Zugriff auf Ihre Aufgabenliste auf Ihrem Mobilgerät bemerkenswert unkompliziert, da zum Anzeigen und Ändern dieselben Abschnitte wie in der Seitenleiste Ihrer Windows-App zur Verfügung stehen.
Laden Sie zunächst die Microsoft To Do-App aus Ihrem App Store herunter und melden Sie sich dann mit Ihrem Microsoft-Konto an, um Ihre Listen zu synchronisieren. Wenn Sie die App zum ersten Mal öffnen, erhalten Sie die Option, Benachrichtigungen zuzulassen. Diese Option sollten Sie zulassen, wenn Sie an bevorstehende Termine und heutige Aufgaben erinnert werden möchten.
Zusammenarbeit mit anderen auf Microsoft To Do
Was nützt eine To-Do-Liste, wenn Sie einige Ihrer Aufgaben nicht an Freunde, Kollegen und Familienmitglieder weitergeben können? Microsoft To Do hat die Lösung für Sie: Sie können eine Kopie der Liste per E-Mail an eine andere Person senden oder Aufgaben innerhalb einer Liste freigeben und zuweisen.
Um eine Liste per E-Mail an jemanden zu senden, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Liste in der Seitenleiste und klicken Sie auf „Liste per E-Mail senden“. Sie können dies mit jedem Element in Ihrer Seitenleiste tun.
Dadurch wird die Liste in einer Outlook-E-Mail im Nur-Text-Format geöffnet, sodass Sie sie ändern und senden können.
Um Aufgaben an einzelne Personen zuzuweisen, müssen Sie diese zunächst zu einer von Ihnen erstellten Liste oder Gruppe einladen. Nachdem Sie eine neue Liste oder Gruppe wie im ersten Abschnitt oben beschrieben hinzugefügt haben, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen in der Seitenleiste und klicken Sie auf „Liste freigeben“.
Sie werden dann aufgefordert, einen Einladungslink zu erstellen, den Sie in Ihre Zwischenablage kopieren oder per E-Mail versenden können. Sobald sich die Person, mit der Sie Ihre Liste oder Gruppe geteilt haben, angemeldet und auf die Liste zugegriffen hat, können Sie ihr eine Aufgabe innerhalb dieser Liste oder Gruppe zuweisen microsoft authenticator.
Wählen Sie hierzu die entsprechende Aufgabe aus und klicken Sie auf „Zuweisen an“.
Anschließend wird ihr Name als Option angezeigt. Klicken Sie darauf, um das Element in den Abschnitt „Mir zugewiesen“ zu verschieben. Aufgabe: delegiert.
Microsoft To Do ist nur eine von vielen To-Do-Listen, die Sie ausprobieren können. Bei der großen Auswahl sehen Sie sich unsere fünf besten Alternativen zu To-Do-Listen-Apps an .
