Unternehmen und moderne Geschäftsumgebungen benötigen aktiv eine sichere Möglichkeit, Finanzberichte, Verträge und andere wichtige Dokumente auszutauschen, ohne befürchten zu müssen, dass die Informationen in die falschen Hände geraten. Virtuelle Datenräume bieten Benutzern eine Reihe wichtiger Vorteile, um ihre Sicherheits- und Datenschutzanforderungen zu erfüllen. Eines der ersten Dinge, die Ihnen bei der Erkundung virtueller Datenräume auffallen werden, sind die Funktionen, die sie bieten.
Der Virtual Data Room (iDealsVDR) ist ein Dokumentenarchiv, das von Unternehmen im Finanz-, Rechts- und anderen Sektor für Fusionen und Übernahmen (M&A) und andere wichtige Geschäftsabschlüsse verwendet wird. Entdecken Sie die wichtigsten Funktionen virtueller Datenräume und wählen Sie denjenigen aus, der Ihren Anforderungen am besten entspricht.
Zu berücksichtigende Hauptmerkmale eines modernen virtuellen Datenraums
Für produktives Arbeiten ist es wichtig, die wichtigsten Funktionen virtueller Datenräume zu kennen. Eines der Hauptmerkmale moderner multifunktionaler virtueller Datenräume ist vollständige Sicherheit und Compliance. Ein datenraum sollte sich auf Sicherheitsfunktionen konzentrieren. Erweiterte Sicherheitsfunktionen wie:
- Aktive Suche nach Viren und Schadsoftware;
- Multi-Faktor-Authentifizierung;
- Die erweiterte Verschlüsselung gewährleistet die Sicherheit Ihrer Downloads.
Prüfen Sie, ob Ihr VDR-Partner Standards von Drittanbietern wie SOC einhält. Die unabhängige Bestätigung, dass Ihre Partner die höchsten Standards erfüllen, gibt Ihnen wertvolle Sicherheit.
Struktur des virtuellen Datenraums, Preis/Kosten
Anbieter virtueller Datenräume haben unterschiedliche Meinungen zu diesen Lösungen. Die gängigsten Kostenstrukturen:
- Von Benutzern und der virtuellen Datenraumumgebung verwendete Daten;
- Verfügbare Anzahl von Benutzern in einer virtuellen Datenraumumgebung;
- Der Preis für die Dienste des virtuellen Datenraums richtet sich nach der Anzahl der gespeicherten Seiten/Dateien;
- Feste monatliche Gebühr;
- Ein Hybridpaket, das unterschiedliche Kostenstrukturen vereint.
Die beste Wahl der Anbieterdienste für virtuelle Datenräume für Ihr Unternehmen hängt von seiner Größe, der Transaktionshäufigkeit und anderen Schlüsselvariablen ab.
Dokumentarische Unterstützung der Unternehmensführung
Unter Dokumentenmanagement versteht man die Möglichkeit, Dokumente hochzuladen, zu bearbeiten und zu ändern. Zu den allgemeinen datenraum anbieter m&a-Funktionen gehören:
- Austausch vertraulicher Daten zwischen interessierten Parteien;
- Eine leistungsstarke Suchfunktion für in den virtuellen Datenraum hochgeladene Dokumente;
- Markierung und andere wichtige Merkmale der Datenklassifizierung;
- Durch die Unterstützung mehrerer Dateiformate entfällt die Notwendigkeit, Dokumente vor dem Hochladen zu konvertieren.
Effektive Instrumente der geschäftlichen Zusammenarbeit
Um einen Deal abzuschließen, braucht es ein Team und nicht nur eine Person. Auch die Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten soll in einem virtuellen Datenraum unterstützt werden. Es ist wichtig, Zugriffskontrollfunktionen aktiv zu nutzen, die es Ihnen ermöglichen, Berechtigungen basierend auf Rollen und Verantwortlichkeiten zuzuweisen. Diese wichtige Geschäftslösung bietet integrierte Kontrolle darüber, wer was sieht, und Statistiken zeigen, wer Dokumente angezeigt, gespeichert, heruntergeladen oder gedruckt hat. Achten Sie auch auf Funktionen wie Bearbeitung und Wasserzeichen, die die Zusammenarbeit und den Austausch ermöglichen und gleichzeitig die Privatsphäre und das geistige Eigentum schützen.
Leistung und Zuverlässigkeit im virtuellen Datenraum
Leistungs- und Zuverlässigkeitsdaten sind für jeden Technologiekonzern wichtig. Sprechen Sie mit Ihren Partnern über Arbeitspläne, Verzögerungen und Störungen. Vergleichen Sie dann die von den einzelnen Partnern bereitgestellten Daten, um zu sehen, wie zuverlässig datenraum einrichten im Vergleich zu ähnlichen Produkten ist.
Komfort/Verfügbarkeit des virtuellen Datenraums
Die VDR-Benutzeroberfläche spiegelt die Einfachheit der Software wider. Obwohl es bei jedem neuen Produkt eine Lernkurve gibt, sind die besten VDRs erschwinglich und verfügen über benutzerfreundliche Funktionen. Der datenraum due diligence muss von mehreren Geräten aus zugänglich sein, auch von mobilen Geräten. Dadurch können sich Stakeholder von ihrem Desktop, Laptop, Tablet oder Mobiltelefon aus anmelden und dieselben umfangreichen Benutzerfunktionen nutzen. Die meisten VDRs sind mit Mobilgeräten kompatibel; Sie müssen also nicht auf diese nützliche Funktion verzichten. Unabhängig vom Gerätetyp sollte VDR intuitiv zu bedienen sein. Wenn die Software die Leistung beeinträchtigt, verlangsamt sie das Testen und die Leistung. Bestellen Sie eine VDR-Funktionalitätsdemo, um mehr über wichtige Arbeitsabläufe und Funktionen zu erfahren. Vergleichen Sie nach der Präsentation, wie die Software Ihren bestehenden Workflow unterstützt oder erweitert.
Berichterstattung und Analyse
Unternehmen sind nicht allmächtig. Das Gleiche gilt für Berichts- und Analysefunktionen. Virtuelle Datenräume ermöglichen es Managern, mehr Berichte zu erstellen und auf Echtzeitanalysen zuzugreifen, die die für die effektive Ausführung von Aufgaben erforderlichen Informationen hinter den Kulissen liefern. Auf die folgenden kritischen Merkmale sollten Sie achten:
- Analyse der Beteiligung am Projekt;
- Analyse des Kundenverhaltens;
- Dokumente herunterladen und Statistiken ausdrucken;
- Ändern Sie Ihr Tracking-Konto.
Sehen Sie sich die Funktionen zur Berichtsanpassung an. Können die Daten für maximale Sichtbarkeit farblich gekennzeichnet werden? Können die Berichte anders formatiert werden, um die Daten in einer internen Besprechung anzuzeigen? Können Administratoren während Transaktionen Aktualisierungen bereitstellen? Sind umfassende Berichte leicht verfügbar?
Personalisierung des virtuellen Datenraums
Der erste Eindruck ist wichtig für den Abschluss eines wertvollen Geschäftsabschlusses. Deshalb sind Anpassungsmöglichkeiten wichtig. Personalisieren Sie Ihren VDR mit Corporate Branding wie einem Logo und einem Farbschema, um nicht nur das Erlebnis zu personalisieren, sondern auch die an verschiedenen Geschäftsprozessen beteiligten Personen zu professionalisieren.
Integration
Selbst der beste VDR ist für Ihr Unternehmen nutzlos, wenn er nicht in die andere von Ihrem Team verwendete Software integriert ist. Stellen Sie bei der Auswahl von VDR-Partnern sicher, dass die VDR-Lösung vollständig in andere Produkte im Technologie-Stack des Unternehmens integriert ist.
